Organize seu projeto

Com as mudanças cada vez mais rápidas no mundo da Tecnologia da Informação, novos projetos surgem a todo instante trazendo um grau de complexidade crescente, com bastante inovação tecnológica. Assim, o profissional de TI precisa não só manter-se atualizado com freqüência, mas também manter organizado o controle desses projetos.
A figura do gerente de projetos aparece como essencial para que as empresas busquem vantagens competitivas. É função desse profissional a avaliação do desempenho dos projetos e a definição de contingências, através de planos de prazo, escopo e custos, além do bom senso para agir no momento certo e manter a sua equipe afinada como uma orquestra, na qual cada músico deve estar preparado para tocar muito bem o seu instrumento.

Por um longo tempo, esses projetos foram administrados por gerentes designados pela sua experiência técnica bem sucedida em determinado assunto. Mas o índice de falhas nos projetos levou a uma mudança progressiva na forma atual de gerenciá-los. Afinal, em uma empresa podem coexistir projetos com diferentes níveis de complexidade e esse gerente seria responsável por conhecer e administrar cada um desses projetos, uma atividade nada simples e que exige muita organização.

Com o crescimento das práticas de gerenciamento, houve uma demanda significativa por um método sistemático de implantação de procedimentos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos em nível corporativo, principalmente se considerarmos as áreas de telecomunicações, software, serviços e desenvolvimento de novos produtos, que trazem embutida uma enorme quantidade de inovações.
Para suprir esta necessidade, uma das soluções encontradas pelas empresas é o conceito de Project Management Office, que, devido ao seu sucesso, tem sido cada vez mais difundido tanto no meio empresarial quanto no acadêmico.
O PMO Project Management Office ou Escritório de Gerenciamento de Projetos veio para ser uma estrutura de suporte a uma nova visão, onde as empresas passam a trabalhar orientadas a projetos.
O escritório de projetos passa a ser a área da empresa que possui uma visão geral de todo o portifólio de projetos gerenciados e, assim, visa a melhoria da eficiência no planejamento e condução desses, podendo fornecer informações rápidas sobre cada um dos projetos existentes e, conseqüentemente, auxiliar nas decisões a serem tomadas.

Apesar de não existir uma fórmula única para a sua implementação e funcionamento, o conceito vem ganhando mais e mais adeptos em diversas empresas de todo o mundo. Segundo os especialistas da área, existem diferentes abordagens para a implantação de um escritório de projetos, já que dependerá da estrutura organizacional da empresa. Mas existe o consenso de que este esteja diretamente ligado aos níveis de decisão e ao planejamento estratégico.
Nessa nova realidade, o que anteriormente era tratado como tarefas corriqueiras, isoladas, que ao longo do tempo geravam resultados, agora passam a ser tratadas com base em objetivos claros, com escopo definido e tarefas planejadas e executadas, ordenadamente, com início, meio e fim, segundo seu grau de prioridade e dependência. Isso leva a resultados mais efetivos, com mais foco e sobre tudo, nos permite avaliar os resultados de forma mais eficaz.

O Escritório de Projetos deve ser uma estrutura de Staff da Diretoria da Empresa, ele é que vai ser a interface de tradução das estratégias e objetivos empresariais em Projetos, dando como retorno para a organização um processo claro de Iniciar, Planejar, Executar, Controlar e Finalizar Projetos, definindo as métricas e critérios para avaliação dos resultados, através de um Benchmark (Avaliação Comparativa) de projetos.

Diretrizes para Implantação de um PMO

A chave para o sucesso
Implantar um PMO requer muito esforço, pois envolve uma mudança na forma de trabalhar da organização, envolvendo várias pessoas e necessitando de um planejamento cuidadoso para ser bem sucedido.
A seguir, descrevemos quatro fases essenciais para a implementação de um PMO.

Planejamento
É a primeira etapa do processo de implantação e possui extrema relevância na importância do sucesso das fases subseqüentes.
Deve ser iniciada pela designação de um gerente de projetos com conhecimentos específicos da realidade atual da organização. Este, através de sua análise, determina qual a realidade em relação à implantação de um PMO e como a organização pretende suprí-la, além de estabelecer quais as atribuições iniciais que o PMO deve ter. Geralmente, também é utilizada a eleição de uma comissão interna para tratar destas diretrizes.

Nesta fase, são definidos os seguintes processos:

Escolher o tipo e arquitetura de PMO a ser implementada;
Obter suporte e apoio (sponsor);
Definir o escopo inicial do PMO e qual escopo de esforços para fazê-lo funcionar (piloto e operação);
Levantar os custos e prazos;
Definir o quantitativo de recursos humanos necessários e suas competências profissionais;
Elaborar e definir um plano de comunicação para as fases de implantação e pós-implantação;
Levantar quais os riscos da implementação.
Implantação

Estabelecidas as funções iniciais, o processo de implantação pode ser subdividido com um programa devidamente delineado em fases, facilitando sua implementação.
Nessa fase devem ser obtidos todos os recursos físicos e instrumentais (SAO – Sistemas de Apoio Operacional) e a adoção de projetos reais como pilotos para o funcionamento do PMO.

Numa visão genérica, elencam-se os seguintes procedimentos:

Criar a estrutura do PMO (Instalações);
Definir hardwares e softwares, assim como a interconectividade entre eles, atentando ao dimensionamento dos mesmos de acordo com a arquitetura PMO escolhida;
Implementar estrutura (relatórios, análises, ferramentas, templates, etc);
Estabelecer projetos reais para piloto;
Avaliar as metodologias e os procedimentos empregados na organização;
Envolver as pessoas, o poder e a política organizacional para efetividade da implantação.
Operação

Nesta fase, é realizada a expansão da operação do PMO e a entrada em operação propriamente dita. Dentro do modelo de fases, parte da etapa de implementação pode ser desenvolvida aqui.
Em uma visão sistêmica, a fase atual ocorre após verificados e validados os processos e a sua respectiva alimentação e funcionamento no SAO, os meios materiais e da equipe. Segue-se então para um aumento do alcance do PMO, abrangendo cada vez mais um número maior de projetos, tendo todos os seus passos acompanhados e avaliados constantemente.
Também enquadra-se nessa fase, o desenvolvimento dos serviços do PMO através do atendimento contínuo das necessidades de negócio, ao mesmo tempo em que provê serviços aos gerentes de projetos.

Melhoria Contínua

Nesta fase devem ser atingidos os objetivos iniciais e a eficácia do PMO. Desta forma, os esforços agora devem ser desenvolvidos para melhorar os processos, atualizar os SAO’s já existentes e implantar outros, atualizar os meios de comunicação, reciclar a equipe e obter os melhores resultados das lições aprendidas.
Deve estar presente na equipe de PMO a importância do refinamento das habilidades e papéis do PMO. Não obstante, a equipe PMO deve ter em mente a certeza de que à medida que o PMO amadurece, devem ser mantidos os compromissos de qualidade com a entrega de produtos ao cliente.
O ponto-chave desta fase é o feedback.